二人暮らし*会社のこと

絵中心のブログ。簡単なイラストや動物のスケッチを描いています。

おしゃれカメ

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《入社してから分かったこと(1)長いメールはわかりにくい》
初めのころ、説明したいことがあるとき、本題の周囲の諸々のことまで丁寧に書き並べていた。
“そのことを詳しく知っていて、説明するのは自分。
自分の持つ知識を相手にも共有させることで、より分かりやすく伝わる。”
私はたぶんこんな風に考えていた。
ところが、結果的には期待したような反応は得られない。
メールを読んだ他部署の相手が電話をかけてきて、「つまりどういうこと?」と聞かれたこともあった。
自分の書くメールが長いという自覚はあった。
それを「丁寧に書くとこうなるんだ」とポジティブに捉えていたのだけど、残念ながらそれは自己満足だった。
・問題になっている件だけ取り上げる
・説明は最低限の言葉で
・凝った言い方はしない
・何もかも漢字に変換しなくていい

とても素っ気ないメールなのに、単純明快で分かりやすい。
そんなメールをくれる人が何人かいて、自分のやり方のまずさに気がついた。
メールの決まったスタイルも、決まり文句の挨拶も省いているのに、温かみがある。
それは、わかりやすいから。こちらの手間が省かれているところに、親切を感じる。

それから私のメールを見返すと、謝罪や感謝の言葉がしつこくて、建前だらけで、なんだかなあ…と思った。
仕事のどんくささを補おうと、間違った方向に努力してるみたいに見えた。

装飾はそこそこに、実用的なメールを目指したい。